受発注をエクセルとLINEで回すと、どこでズレるのか｜食品工場と店舗の事例

「発注はエクセルで受けていて、工場とのやり取りはLINE。請求の金額が合わない月があるけれど、どこでズレたのか追いきれない」

店舗と工場を持つ食品の会社では、珍しくない形です。人が足りないわけでも、雑にやっているわけでもありません。むしろ真面目な人が、手間をかけて回しています。

この記事では、実際にこの形で回していた食品の会社の事例を書きます。何がズレていたのか、気をつけるだけではなぜ止まらなかったのか、どんな受発注システムで直すことにしたのか、の順です。

1. こんな相談でした

困っていたことは、大きく2つでした。請求のミスと、工場の手間です。

起きていたこと	どうなるか
エクセルの発注表で、金額がズレる	月末の請求書が合わず、どこで違ったかを探す作業が増える
店舗の検品の数と、工場の出した数が合わない	どちらの数で請求するのかで、毎回話し合いになる
工場が納品する店や数を間違える	店で商品が足りない・余る
「忘れてました」「知りませんでした」	誰の責任か分からないまま、同じことがまた起きる

2. 気をつけるだけでは止まらなかった

それまでは、人が気をつけることで回していました。

工場のLINEには、1日に100件ほどの連絡が流れていました。伝票の写真、「送りました」「どうなってる？」「忘れてない？」。店舗のLINEも同じで、「明日の人、これ確認して発注して」が続きます。

確認を重ねるほど、LINEの件数が増えます。件数が増えるほど、大事な1件が流れて見落とされます。気をつける量を増やす方向では、ズレは止まりませんでした。

3. ズレの原因は、人ではなく「決まっていないこと」だった

やり取りを並べてみると、間違いの多くは、誰かのうっかりではありませんでした。そもそも決まっていないことがあったのです。

• 請求は、工場が出した数で立てるのか、店が受け取った数で立てるのか
• 請求の月は、注文した日で切るのか、発送した日で切るのか
• 注文の数を、いつまでなら変えてよいのか。変えるときは誰が認めるのか
• 連絡は誰が書いて、誰が読んだことになるのか

決まっていないから、毎回その場で人が判断します。判断する人が変われば、答えも変わります。これが「金額が合わない」「言った・言わない」の正体でした。

もう1つ、お金に効いていたズレがありました。店舗は、あとから数を増やすと工場に断られることがあるので、予定の発注を多めに出します。工場はその予定を見て人を集めます。実際の発注が予定より少なければ、そのぶんの人件費がまるごと損になっていました。

4. 受発注システムで、決めたことを仕組みにする

市販の受発注サービスに合わせて仕事のやり方を変えるのではなく、この会社の流れに合わせた受発注システムを作ることにしました。先に上の「決まっていないこと」を代表と1つずつ決め、その答えをシステムの動きに入れています。

1. 店舗と工場が、それぞれログインして使う店舗は画面から発注し、工場は同じ画面で受注を見ます。エクセルを送り合うのをやめるので、表のズレがなくなります。
2. 請求は「工場が出荷した数」で立て、「発送した日」で月を切る店に受け取りの入力を求めません。店が「数が少ない」と気づいたら変更を依頼し、責任者が認めたら出荷の数を直します。どの数で請求するかで揉めなくなります。
3. 予定の発注と、確定の発注を分ける予定の発注は期限を決めて毎月出してもらい、確定の締め切りも設定で決めます。確定のあとの変更は原則できません。予定から大きく増えた・減ったものには印が付くので、工場は人を集めすぎずに済みます。
4. 権限は3段階にするすべてを触れる代表、金額の修正と変更の承認ができる責任者、入力と変更の依頼ができる現場の人。誰が何を決めたかが残ります。
5. LINEの代わりに「申し送り」を置く次の人に伝えることはシステムの中にメモで残し、読んだ人が分かるようにします。入力は個人の名前で行うので、「知りませんでした」が起きにくくなります。
6. 伝票の番号は手で打たず、カメラで読む番号の打ち間違いをなくすため、バーコードをスマホのカメラで読み取ります。

工場の画面は、1か月・2週間・今週の3つで切り替えられるようにしています。1か月で全体をつかみ、2週間で来週の段取りを考え、今週の画面で「間違えない・忘れない」を確かめる、という使い分けです。

このシステムはいま作っている最中で、現場で使いながら直していく前提です。作って渡して終わりではなく、使われているかどうかを見て直すところまでを、私たちの仕事にしています。

5. 自社でも同じことが起きていないか

受発注のズレは、システムを入れる前に「決めること」を決めれば、半分は止まります。次の4つのうち、すぐ答えられないものがあれば、そこがズレの出どころです。

• 請求は、出した数と受け取った数のどちらで立てるか
• 請求の月は、注文日と発送日のどちらで切るか
• 注文の変更は、いつまで・誰の承認で受けるか
• 連絡を読んだかどうかを、どこで確かめるか

答えが決まったら、あとはそれを人の注意ではなく仕組みで守るだけです。株式会社Yamanaka JAPANは、こうした受発注や現場の仕組みを、その会社の流れに合わせて作っています。システム開発の進め方はこちらにまとめています。